Nelle istituzioni scolastiche la gestione documentale è un aspetto fondamentale, spesso poco visibile ma essenziale per il funzionamento quotidiano. A guidare questo processo troviamo il Dirigente Scolastico, che ricopre il ruolo di Responsabile della Gestione Documentale (RGD).

Il ruolo del Dirigente Scolastico

Il Dirigente ha la responsabilità generale di tutto il sistema documentale della scuola e deve:

• garantire che la normativa in materia venga applicata correttamente;
• assicurare la sicurezza, la riservatezza e la conservazione dei documenti;
• coordinare l’adozione di strumenti digitali (software di protocollo, sistemi di gestione elettronica).

In poche parole, è la figura che supervisiona e assicura che tutto il flusso documentale funzioni in modo regolare ed efficiente.

Le figure nominate dal Dirigente

Per gestire al meglio questo ambito, il Dirigente non opera da solo, ma si avvale di alcune figure di supporto:

• Vicario del Responsabile della Gestione Documentale: solitamente viene nominato il DSGA (Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi), che sostituisce il Dirigente in caso di assenza o impedimento.
• Responsabile della Conservazione: deve avere competenze specifiche in campo giuridico, informatico e archivistico. Il suo compito è garantire la conservazione a lungo termine dei documenti digitali, tutelandone autenticità e integrità.

Gestione vs Conservazione: le differenze

• Gestione documentale: riguarda il protocollo informatico, i flussi dei documenti in entrata e in uscita e la corretta organizzazione degli archivi.
• Conservazione documentale: si concentra invece sulla tutela nel tempo, garantendo che i documenti mantengano valore legale e possano essere consultati anche a distanza di anni.